Con docPorter archivi qualsiasi tipo di documento, proveniente da qualsiasi fonte, in modo rapido, semplice ed intuitivo, semplificando notevolmente il lavoro degli utenti, che consultano e archiviano i documenti direttamente dal loro ambiente di lavoro, visualizzando il documento e qualsiasi altra informazione correlata o acquisendo i dati di indicizzazione dei documenti direttamente da quelli immessi nell'applicazione gestionale. L’integrazione con i sistemi di posta elettronica e di Office, ti consente di raggiungere il massimo grado di flessibilità e di efficienza nell'archiviazione dei documenti emessi e ricevuti.
Archiviazione documenti
Automatica - Qualsiasi documento emesso dal tuo sistema, che sia in formato testo oppure in formato grafico, viene archiviato in modo automatico rilevando i dati dai documenti stessi.
Semi Automatica - I dati di archiviazione e le catene documentali dei documenti ricevuti, vengono acquisiti al momento della registrazione nel vostro ERP mentre l'archiviazione dell'immagine avviene in modo automatico con il riconoscimento del codice a barre.
Manuale - Qualsiasi informazione non gestita dal tuo ERP, può essere agevolmente archiviata e condivisa sia che si trovi sul tuo computer oppure in internet (Imap, Dropbox, etc). Lavora con i tuoi file ovunque ti trovi in un unico ambiete di lavoro.
Ricercare - Un potente sistema di ricerca ti aiuta a trovare facilmente quello che cerchi. Puoi scegliere tra ricerca per indici (Tag) oppure ricerca Full-Text, puoi creare Viste per ricerche mirate, puoi consultare la cronologia (cosa ho fatto dal.. al..), oppure consultare i documenti direttamente dal tuo ERP.
Modificare - Puoi modificare i documenti archiviati sia in modalità diretta, che sotto la guida di uno specifico processo. La modifica può nascere da qualsiasi sorgente e creare automaticamente, se lo desideri, lo storico delle versioni.
Integrare - Qualsiasi documento archiviato può avere un insieme di informazioni aggiuntive, come le Note (assimilabili ai post-it) che gli utenti collegano al documento, oppure gli Allegati che sono file di qualsiasi genere, il tutto per arricchire i dati e le opzioni di ricerca.
Organizzare - Per organizzare i documenti in modo facile ed efficace mettiamo a disposizione una serie di strumenti, quali, un piano documentale multi-livello strutturato e gerarchico, le associazioni ricorsive tramite le catene documentali (ordini-ddt-fatture), la riorganizzazione dei documenti in fascicoli logici, ed infine la gestione delle pratiche e dei loro flussi.
Approvare - Con il nostro motore di workflow, completamente configurabile, crei e personalizzi i tuoi processi aziendali senza bisogno di conoscere complessi linguaggi di programmazione. Da un semplice ciclo di approvazione, fino a processi di business più complessi il tutto senza mai perdere di vista gli obbiettivi e mantenedo il controllo della tua organizzazione.
Firmare - Tutti documenti archiviati possono essere firmati digitalmente, tramite smart card, oppure essere sottoposti al processo di Firma Grafometrica, per gestire in digitale quei documenti che oggi prevedono un passaggio cartaceo per l'apposizione delle firme autografe.
Condividere - Notifiche automatiche all’archiviazione di documenti, sistema di posta interna, piattaforma Web Folder sono solo l’inizio di quello che puoi fare con docPorter, verso un sistema di condivisione dei contenuti sempre più vicino al modello Social.
Designer - Il Workflow designer vi consente di tradurre un processo dalla carta ad un flusso informatico, rappresentando in modo grafico le attività mediante simboli, impostando percorsi alternativi in base a condizioni, stabilendo i collegamenti ai documenti e le operazioni che gli esecutori saranno chiamati a svolgere (modifiche di contenuti, approvazioni, apposizione di firma digitale, ecc.).
Engine - Il Workflow Engine esegue le transazioni di processo ed avvisa gli esecutori che hanno del nuovo lavoro da svolgere all’approssimarsi del task. Tramite la “Work List” gli attori visualizzano l’elenco delle attività da svolgere per prenotarne l’esecuzione e/o per eseguirne la lavorazione. Un potente wizard supporta l’esecuzione delle attività guidando l’accesso ai dati, ai documenti ed alle applicazioni, secondo quanto stabilito nel modello del processo. Le azioni di controllo permettono di eseguire automaticamente una o più correzioni se l’attività non viene completata entro il tempo stabilito: Sollecito, Rilascio dell’azione, Avanzamento automatico, ecc. In qualsiasi momento si può monitorare lo stato di avanzamento dei processi aziendali attivi e consultare quelli terminati, verificando il corretto funzionamento del modello adottato sulla base delle valutazioni di efficienza.
Conservazione Sostitutiva - docPorter consente di adempiere al processo di Conservazione secondo le normative vigenti. Utilizzando i dispositivi di firma digitale dei principali certificatori, consente di ottenere processi di firma manuale o automatica/massiva. Consente, attraverso controlli parametrici, di effettuare verifiche complesse e articolate che permettono di avere il pieno controllo sulla completezza e affidabilità dell’archivio sostitutivo.
Fatturazione Elettronica - docPorter e SpoolOffice permettono di inviare e ricevere la fattura elettronica, nel formato previsto secondo le normative vigenti, sia verso la Pubblica Amministrazione che tra privati. Il file XML può essere generato partendo dal vostro spool AS/400 oppure importandolo se già creato. Il software si occupa automaticamente di archviare ed abbinare tra di loro la fattura e le relative notifiche e ricevute. Tutto viene poi conservato digitalmente a norma di legge.
